La posta elettronica e la gestione dei contatti

In questi giorni, finalmente, sono riuscita a rallentare un po’ i miei ritmi, così frenetici da un mese a questa parte… Tra l’altro, ne ho approfittato per provare a fare qualcosa che avevo in mente da un po’: organizzare i miei contatti nell’account di posta elettronica.

Io utilizzo Gmail, ma il discorso è applicabile a chiunque e qualunque tipologia di account, con le varianti del caso. Certo, con un po’ più di coraggio si potrebbe fare anche molto di più, sincronizzando posta elettronica e rubrica dello smartphone e quant’altro, ma io preferisco procedere un passo alla volta!!

Il fatto è che non si tratta (solo) di archiviare ordinatamente gli indirizzi e-mail. C’è molto di più: nel mio caso, si è trattato di…

  • stilare una lista completa di tutti i contatti che abbiamo avuto / abbiamo / avremo. Questo aiuta anche a fare un punto della situazione e un “ripasso” di chi conosciamo, chi abbiamo contattato tempo addietro senza mai ricevere una risposta, e così via.
  • creare dei gruppi per non dimenticarci più di nessuno (ad esempio io ho creato un gruppo per ogni mio cliente, in modo da tenere insieme tutte le PM di un’agenzia o tutte le varie persone di un’azienda con le quali sono entrata in contatto nel corso del tempo, un gruppo per gli amici e i parenti, uno per i colleghi traduttori e uno che ho chiamato “Contatti utili”, dove ho inserito la mia commercialista, gli informatici che conosco, i direttori di doppiaggio con cui ho avuto degli scambi, ecc.)
  • appuntarsi note utili su ciascun contatto, magari per personalizzare un po’ di più la comunicazione

Tutto questo, unito all’uso di Rapportive, un’interessante applicazione di cui vi avevo già parlato, può rappresentare un ottimo strumento di gestione dei dati, che ci permette di avere sempre tutto e tutti sotto controllo.

E voi come organizzate i vostri contatti? Secondo voi, è utile o è una perdita di tempo?

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1 Commento (+aggiungi il tuo?)

  1. Arianna
    Mag 27, 2012 @ 13:50:46

    Ottima idea. Nel nostro lavoro é molto utile tenere in maniera ordinata clienti e contatti vari.
    Professionalmente parlando, la nostra é un’attività molto frenertica e un pò di ordine non può che farci bene. Un bel post davvero!

    Rispondi

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